Whistleblowerordning
Formål med whistleblower-ordningen
Whistleblower-politikken hos Koble har til formål at skabe et sikkert arbejdsmiljø, hvor medarbejdere kan rapportere eller afsløre kritiske problemer inden for Koble uden at pådrage sig ansvar for at afsløre fortrolige oplysninger.
Kobles whistleblower-politik er etableret som et supplement til den direkte og daglige kommunikation om arbejdspladsen og utilfredsstillende forhold.
For Koble er det vigtigt at opretholde tillid fra alle sider i vores organisation og i den måde, vi driver vores forretning på. Vi sætter stor pris på integritet og ønsker at styrke god forretningsledelse med en åben forretningsstruktur, hvor medarbejdere frit kan rapportere kritiske problemer, alvorlige forseelser eller mistanker inden for virksomheden uden risiko for at blive sat i en ubehagelig situation.
Hvem kan bruge whistleblowerordningen?
Kobles whistleblower-program er tilgængeligt for alle medarbejdere på arbejdspladsen. Begrebet “medarbejder” bør fortolkes bredt og kan omfatte Kobles fuldtids- og deltidsansatte, herunder dem med tidsbegrænsede ansættelseskontrakter og midlertidige arbejdere.
Hvad kan du rapportere om?
Rapporter kan indgives vedrørende forseelser begået af Kobles medarbejdere, inklusive ledelsen, samt andre personer tilknyttet Koble. Andre personer tilknyttet Koble kan omfatte leverandører, eksterne partnere, revisorer, bestyrelsesmedlemmer og leverandører.
Rapporter til Kobles whistleblower-program kan indgives om lovovertrædelser (f.eks. EU-lovgivning) og andre alvorlige forhold, der ikke kan adresseres i den daglige dialog mellem ledelse og medarbejdere. Det betyder, at rapporter ikke kan indgives om spørgsmål som utilfredshed med lønniveauer, mindre overtrædelser som overtrædelser af ryge- og alkoholretningslinjer og interpersonelle problemer. Disse sager bør håndteres af eller i samarbejde med den ansvarlige leder.
Alvorlige forhold, der kan rapporteres til Kobles whistleblower-program, omfatter oplysninger om:
- Kriminelle handlinger, herunder misbrug af økonomiske ressourcer, tyveri, bedrageri, underslæb, bestikkelse, dokumentfalsk osv.
- Grov eller gentagen overtrædelse af loven, herunder sundheds- og sikkerheds- eller miljøregler.
- Alvorlige eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne politikker, såsom finansiel rapportering.
- Alvorlige interpersonelle konflikter på arbejdspladsen, såsom trusler, fysisk vold, seksuel chikane eller andre alvorlige former for chikane.
Ovenstående liste er kun eksempler på, hvad der kan rapporteres. Hvis du er usikker på, om din observation kan rapporteres til whistleblower-programmet, opfordres du til at rapportere det. Derefter vil den enhed, der håndterer rapporten, vurdere, om observationen er dækket af whistleblower-programmet. Du vil modtage feedback om, hvorvidt observationen er dækket af programmet.
Fortrolighed, objektivitet og anonymitet
Koble er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i dette whistleblower-program.
Indsamlingen af personoplysninger, der gives i forbindelse med en rapport til whistleblower-programmet, og behandlingen af personoplysninger, der sker i forbindelse med undersøgelsen og opfølgningen af rapporten, er underlagt reglerne om databeskyttelse.
Whistleblower-enheden, såvel som personer involveret i håndtering af rapporten og dens undersøgelse, vil være underlagt en særlig tavshedspligt vedrørende de oplysninger, der er omfattet af rapporten. Whistleblower-enheden vil sikre, at denne specifikke tavshedspligt understreges overfor de personer, der er involveret i behandlingen og undersøgelsen af rapporten.
Beskyttelse af whistleblowere
Chikane, trusler eller andre forsøg på at forhindre den rapporterende person i at indgive en rapport er strengt forbudt og vil medføre ansættelsesmæssige konsekvenser. Forsætlig indgivelse af falske eller vildledende oplysninger, der retter mistanke mod uskyldige personer, vil også medføre ansættelsesmæssige konsekvenser.
Foretag din indberetning
Rapporter indgives til Kobles whistleblower-enhed, som administreres af interne uafhængige parter.
Whistleblower-enheden behandler alle rapporter og filtrerer dem, der ikke er dækket af whistleblower-programmet.
Rapporter, der ikke er dækket af whistleblower-programmet, kan indgives til den nærmeste leder.
Rapporter, der er dækket af whistleblower-programmet, behandles og undersøges af whistleblower-enheden, som også vurderer, om rapporten kræver yderligere undersøgelse eller betragtes som afsluttet.
Rapporter vedrørende whistleblower-enheden vil blive håndteret af Kobles ledelse.
Rapporter vedrørende ledelsesmedlemmer og/eller bestyrelsesformanden vil blive håndteret internt af bestyrelsen.
Efter indgivelse af en rapport vil du modtage en bekræftelse på modtagelsen inden for 7 dage efter indsendelsen.
Bekræftelse af modtagelse vil blive givet uanset, om rapporten er dækket af whistleblower-programmet eller ej. Kobles whistleblower-enhed vil følge op på rapporten.
Foretag en indberetning ved enten at skrive til mail: whistleblower@koble.dk